Upravljanje vremenom


Sjetite se koliko ste puta čuli ili ste vi osobno rekli sljedeću rečenicu: „Imam vremena koliko želiš, izvoli!“. Svi znamo da u velikom broju slučajeva nije tako, jer vremena imamo svi sve manje, odnosno vremena imamo uvijek isto – 24 sata na dan.

No, mi imamo svakim danom sve više obveza i u tome je problem. Vrijeme ne teče brže, nego mi sporije ili loše koristimo vrijeme koje nam je na raspolaganju. Dakle, razmišljajmo o tome kako da raspoloživo vrijeme iskoristimo što bolje, a ne kako da ga povećamo, jer je to nemoguće. Organizirajmo se! U pokušaju bolje iskoristivosti vremena koje nam je na raspolaganju, najviše ćemo učiniti sami našom boljom organiziranošću.

Kako to učiniti? Izbacite (eliminirajte) pritiske, nepotrebne obveze, nepromišljeno prihvaćene zadatke, prestani odgađati, kasniti, biti lijen i da ne idem dalje – pokušajte što je bolje moguće izbalansirati privatne i službene obveze.

Vidjet ćete, vi ćete brzo postati organizirana osoba. Dobro razmislite koliko novaca, živaca i vremena, koliko stresova možete uštedjeti sebi dobrom organizacijom svoga života. Vi ćete na kraju svega imati više vremena, uštedjeti više novaca i biti sretna osoba.

 

Analizirajte kako sada koristite svoje vrijeme

U intervalu od tri do četiri dana, pokušajte pratiti kako sada koristite svoje vrijeme. Pokušajte to učiniti ovako:

  • podijelite svoj radni dan u blokove od 15 do 30 minuta
  • ne zaboravite na blok koji će biti rezerviran samo za vas
  • „snimite“ što ste učinili u svakom bloku
  • nemojte čekati kraj radnog dana (snimanje možete vršiti cijeli dan)
  • načini listu prekida (zapiši tko te je najviše prekidao – smetao i zašto?)
  • odredite prioritete svojih obveza (a, b, c, ….)

Nakon tri do četiri dana proanalizirajte kako ste trošili svoje vrijeme:

  • izvadite (pronađite) što morate eliminirati?
  • što i tko najviše troši vaše vrijeme?
  • tko su najveći kradljivci vašeg vremena?
  • tko te najviše prekida?
  • što možeš delegirati drugim suradnicima?
  • kako si započinjao svoj radni dan?
  • u kojem dijelu radnog dana si bio najproduktivniji?
  • kada si bio najmanje učinkovit?

 

Odredite si kratkoročne i dugoročne ciljeve

Vi morate znati gdje ste sada i gdje želite ići da biste znali što morate sada učiniti da bi ste sretno i uspješno stigli tamo gdje ste krenuli. Budite svjesni toga da vi nepotrebno trošite vrijeme, ako ga ne koristite za dostizanje zacrtanoga cilja. Napišite svoje privatne i profesionalne godišnje ciljeve (kuća, auto, jedrilica, putovanje, unaprjeđenje u poslu…). I ovdje moramo znati prioritete. Zatim to isto učinite po danima tjednima, mjesecima i kvartalima.

 

Učinite svoj raspored sati

Startaj te s TO DO listom (vodotokom) svaki dan u tjednu. Nemojte držati u svojoj glavi, metni sve na papir. Normalno, ovdje govorimo ili mislimo samo o stvarima koje su u vezi s našim zadacima i našim ciljevima.

Vaši suradnici (ako ste rukovoditelj ili direktor) moraju vam dostaviti njihove TO DO liste. Odredite koji dio dana želite posvetite određenoj aktivnosti. Pokušajte realizirati svaku aktivnost u što je moguće kratkom roku. Na taj ćete način učiniti mnogo više.

 

Kako izbjeći male nepromišljenosti vezane uz vašu TO DO listu 

Kao prvo, nemojte planirati svaku minutu. Kao drugo, zadatke planirajte za najproduktivniji dio dana. Treće, najmanje drage zadatke planirajte rješavati odmah ujutro (ako ih odgađate, okupirat će vas i smetati tokom cijelog dana). Nikada nemojte startati s najlakšim zadacima. Ako teži zadaci nisu lako rješivi, podijelite ih u dva dijela. Učinite jednu TO DO listu i nemojte po njoj šarati.

 

Kako se nositi s prekidima?

Zaustavite prekidače (smetala) prije nego uđu u vaš ured. S njima razgovarajte u laganom prolazu, kada odlazite iz ureda. Ako želite s njima razgovarati i sresti ih pođite u njihov ured (prednost je u tome što ga možete napustiti kad god to vama odgovara). Objasnite im da ste trenutno zauzeti drugim važnijim poslovima (njima ćete pokloniti svoju pozornost i svoje vrijeme kasnije, kada budete imali više vremena). Nastojite da vaš stol ne bude vidljiv kroz otvorena vrata vašeg ureda. Tako vas neće moći smetati i prekidati u vašem poslu. Nemojte im dozvoliti da sjednu, čim dođu ili uđu vi se dignite i prošećite pogledom preko sata (poruka je jasna – nemate vremena).

 

Smanjite broj telefonskih poziva

Evo kako možete telefon koristiti kao svoju prednost:

  • imajte popis ljudi koje morate nazvati, odnosno popis onih koji trebaju zvati
  • pripremite svoju sekretaricu kako će odgovarati na telefonske pozive (budite usklađeni nemojte joj dozvoliti ili je učiti lagati, čak, i bijele laži nisu dobro došle)
  • nemojte nepotrebno nazivati druge ljude samo zato jer vam se nekoga zove
  • nemojte ih smetati u njihovom poslu (postavite sebe u njihovu kožu)
  • odredite si vrijeme kada ćete obavljati telefonske razgovore
  • skupite sve pozive i odgovarajte kada nemate previše posla
  • pripremite se za pozivanje i odgovaranje (telefon je javni nastup)
  • ako radite u uslužnoj djelatnosti analizirajte kada vam dolazi najveći broj poziva
  • kada otkrijete u koje vrijeme dolaze dnevni i tjedni pozivi, organizirajte svoj posao tako da vam telefonski pozivi ne smetaju u vašem redovnom poslu

Svoju poštu čitajte redovno i odgovarajte isto tako redovno (sve možete imati pohranjeno u vašem PC-u). Kao direktor (zbog bolje organizacije vremena) postavite si sljedeća tri pitanja:

  1. Što moji suradnici i ja radimo, a ne bi trebali?
  2. Da li bilo tko doista treba raditi taj ili te poslove?
  3. Što ja radim, a mogli bi to učiniti i moji suradnici?

Planirajte si vrijeme za čitanje, učenje, analizu, pisanje, planiranje….

Iskoristite putovanja osim za odmor i za čitanje, promišljanje i pisanje. Znajte eliminirati sve nepotrebne smetnje u vašem poslu. Pitajte vaše suradnike što biste trebali učiniti da biste vi i oni bili produktivniji.

 

Sastanak (upravljanje vremenom)

Ljudi koji su u svom životu više bili u poziciji sudionika nego voditelja sastanka smatraju da su mnogi sastanci loše planirani i loše vođeni. Nadam se da se velika većina vas slaže s ovom konstatacijom. Moja iskustva, priznajem, mnogo više domaća, ali i neka međunarodna, također potvrđuju da je to tako.

Ne znam kakva su vaša iskustva, ali moram priznati da sam ja s nekih loše organiziranih i loše vođenih sastanaka, odlazio prije njihovog završetka bez imalo grižnje savjesti. Jednostavno nisam dozvoljavao da me netko maltretira samo zato jer je on „veliki“ direktor. Za tako loše planirane sastanke i sve što oni nose sa sobom, stručnjaci kažu za njih: vrijeme je potrošeno, a novac izgubljen.

Sastanci u multinacionalnim kompanijama u kojima sam radio (Scweppes, Coca-Cola, Philip Morrris, R.J.Reynolds, Japanese Tobacco International…), bili su planirani i odlično organizirani. Jedino što me je smetalo u tim kompanijama bile su neke „male“ formalnosti koje jednostavno nisam volio, ali sam ih ipak uvažavao.

Najmanje dva tjedna prije održavanja sastanka, svi sudionici sastanka dobivali bi precizno razrađen plan sa svim točkama koje će biti raspravljene na sastanku te sa zadacima za svakog sudionika. Taj plan mi smo zvali i scenarijem. On je to doista i bio. I, priznat ću vam, ako sam nešto korisno „ponio sa sobom“ iz tog vremena su definitivno planiranje, organizacija, disciplina i odgovornost u provođenju zacrtanih zadataka, ali i pozitivno iskustvo planiranja i vođenja sastanka. još nešto ne smijem zaboraviti: u distribuiranim materijalima, uz pozivnicu za sastanak, točno se znalo zašto se sastanak saziva (koji mu je cilj), tko će ga voditi, koliko će trajati i normalno, mjesto i vrijeme održavanja sastanka.

U scenariju je točno pisalo koliko dugo svaki od sudionika može govoriti i koliko će trajati diskusija. Budući da smo znali koliko imamo vremena na raspolaganju, na sastanke smo dolazili maksimalno pripremljeni za naša kratka izlaganja. Kada sam ja bio u ulozi voditelja sastanka, morao sam također poštivati ova pravila, iako sam ja dozvoljavao i malo slobodniju formu izlaganja mojih suradnika. U vezi s tim moram vam i to reći, u mojoj karijeri obnašao sam doista visoke funkcije, ali nikada nisam volio ljudima davati do znanja da sam ja direktor i da o tome moraju voditi računa. Ne, to je nespojivo s mojom ličnošću i mojim poimanjem funkcije direktora ili rukovoditelja.

Mojim suradnicima sam bio kolega, i, u velikom broju slučajeva, prijatelj. Oni su mi, pak, uzvraćali maksimalnom organiziranošću i predanošću projektnim zadacima na kojima smo zajednički radili. S mnogima od njih sam i danas u pravim prijateljskim odnosima. Posjećujemo se. Organiziramo zajedničke večere, odnosno susrete s dragom nam prošlošću. Upamtite ili zapišite si i ovo: prije nego sazovete sastanak, uvijek se pitajte da li je on doista nama potreban. Jasno, ovo ne vrijedi za tjedne i mjesečne sastanke vašega tima ili odjela. Oni su obvezni i tu ne možemo ništa učiniti, u smislu njihovog održavanja. Takve sastanke prati rutinska obavijest, uz maksimalnu racionalizaciju vremena i financijskih troškova.

Podijeli članak:

Facebook
Twitter
Reddit
WhatsApp