Sastanak


Jeste li znali da svaki poslovni čovjek tjedno u prosjeku provede oko pet sati na sastancima? Zašto vas ovom prigodom podsjećam na tu činjenicu? Zato što su sastanci vrlo važan segment u poslovanju i kao takvi čine važan dio našeg poslovnog života. U ovom ću tekstu navesti sve ono što svatko od nas mora znati kako bi vodio sastanak na pravi način te znao biti sudionik istog na najbolji mogući način.

Ljudi koji su u svom životu više bili u poziciji sudionika nego voditelja sastanka, smatraju da su mnogi sastanci loše planirani i loše vođeni. Nadam se da se velika većina vas slaže s ovom konstatacijom. Moja iskustva, priznajem, mnogo više domaća, ali i neka međunarodna, također potvrđuju da je tome tako. Ne znam kakva su vaša iskustva, ali moram priznati da sam ja s nekih loše organiziranih i loše vođenih sastanaka, odlazio prije njihova završetka bez imalo grižnje savjesti. Jednostavno nisam dozvoljavao da me netko maltretira samo zato jer je on „veliki“ direktor. Za tako loše planirane sastanke i sve što oni nose sa sobom, stručnjaci kažu: Vrijeme je potrošeno, a novac je izgubljen!

Sastanci u multinacionalnim kompanijama u kojima sam radio vani (Schweppes, Coca-Cola, Philip Morris, RJR Reynolds, Japanese Tobacco International…), bili su pomno planirani i odlično organizirani. Jedino što me je smetalo u tim kompanijama bile su neke male formalnosti koje jednostavno nisam volio, ali sam ih ipak uvijek uvažavao.

Najmanje dva tjedna prije održavanja sastanka, svi sudionici sastanka dobivali su precizno razrađen plan sa svim točkama koje će biti raspravljene na sastanku te sa zadacima za svakog sudionika. Taj plan mi smo zvali scenarijem. On je to doista i bio. I, priznat ću vam, ako sam nešto korisno ponio sa sobom iz tog vremena, to su definitivno – planiranje, organizacija, disciplina i odgovornost u provođenju zacrtanih zadataka, ali i pozitivno iskustvo planiranje i vođenja sastanaka.

Još nešto ne smijem zaboraviti: U distribuiranim materijalima, uz pozivnicu za sastanak, točno se znalo zašto se sastanak saziva (koji mu je cilj), tko će ga voditi, koliko će trajati i normalno, vrijeme i mjesto održavanja predmetnog sastanka. U scenariju je točno pisali koliko dugo svaki od sudionika sastanka može govoriti i koliko će trajati cijela diskusija. Budući da smo svi znali koliko imamo vremena na raspolaganju, na sastanke smo dolazili maksimalno pripremljeni za naša kratka izlaganja.

Kada sam ja bio u ulozi voditelja sastanka, morao sam također poštivati ova pravila, iako sam dozvoljavao i malo slobodniju formu izlaganja mojih suradnika. U vezi s tim, moram vam i to reći, u mojoj karijeri obnašao sam doista visoke funkcije, ali nikada nisam volio ljudima davati do znanja da sam ja direktor i da o tome moraju voditi računa. Ne, to je nespojivo s mojom osobnošću i mojim poimanjem funkcije direktora i rukovoditelja. Mojim sam suradnicima bio kolega i, u velikom broju slučajeva, prijatelj. Oni su mi, pak, uzvraćali maksimalnom organiziranošću i predanošću projektnim zadacima na kojima smo zajednički radili. S mnogima od njih sam i danas u pravim prijateljskim odnosima. Posjećujemo se. Organiziramo zajedničke večere, odnosno susrete s dragom nam prošlošću.

Upamtite ili si zapišite ovo: prije nego sazovete sastanak, uvijek se pitajte – je li on nama doista potreban? Jasno, ovo ne vrijedi za tjedne i mjesečne sastanke vašeg tima ili odjela. Oni su obavezni i tu ne možemo ništa učiniti s vezi njihova održavanja. Takve sastanke prati rutinska obavijest, uz maksimalnu racionalizaciju vremena i financijskih troškova.

Priprema za sastanak

  • Sastanke uvijek održavajte u prostoriji koja je opremljena svim mogućim tehničkim audio-vizualnim pomagalima kao i svim drugim pogodnostima (razglas, rasvjeta, udobne stolice, klimatizirani prostor, osvježavajući napitci, voće…);
  • Osigurajte sve tehničke uvjete za održavanje sastanaka na najvišoj razini;
  • Zadužite svog asistenta ili tajnicu da riješe sve logističke detalje. Ona ili on zajedno s tehničkim osobljem morali bi stići na mjesto održavanja sastanka najmanje sat vremena prije početka sastanka kako bi mogli otkloniti eventualne propuste;
  • Posebno vodite računa da vam prostorija za održavanje sastanka ne bude pretopla (ljudi će vam zaspati) ili prehladna (ljudi neće moći na pravi način pratiti odvijanje sastanka jer će im biti hladno);
  • Sastanke nikada ne organizirajte poslije ručka (dobro znamo zbog čega). Mnogo bolje vrijeme za sastanak su jutarnji sati kada smo svi još uvijek svježi i orni za rad;
  • Na sastanak pozivajte samo one ljude koji su u izravnoj vezi s projektnim zadatkom kojeg ćete obrađivati na sljedećem sastanku.

Kako biti učinkovit u vođenju sastanka i aktivan sudionik istoga?

  • Odredite cilj koji želite postići sastankom kojeg ćete sazvati;
  • Budite potpuno jasni u određivanju toga što želite postići;
  • Osigurajte se i provjerite je li vaš cilj ostvariv;
  • Prije nego što krenete na sastanak i započnete proces realizacije, dobro provjerite raspolažete li s dovoljno znanja, iskustva i dovoljnim brojem pravih suradnika te s dovoljno vremena i organizacijskih sposobnosti;
  • Istaknite vaše argumente i vjerovanje u ostvarivost vašeg cilja;
  • Unaprijed utvrdite tko će biti na vašoj strani, a tko i koje društveno-političke i gospodarske neprilike protiv vas;
  • Istražite svaki od ovih segmenata;
  • Kreirajte ključne poruke i znajte ih prezentirati kao bitne za poslovanje vaše tvrtke;
  • Neka vaši prijedlozi i argumentacije zvone istinito i korisno;
  • Odmah u početku eliminirajte sve one koji bi mogli minirati vašu ideju i vaše namjere;
  • Budite tolerantni i fleksibilni;
  • Budite spremni na eventualna odstupanja, ustupke i promjene koje ćete morati uvažavati kako biste sebi i svojim suradnicima omogućili uspješno stizanje na cilj;
  • Za učinkovito vođenje sastanka i uspješno sudjelovanje na sastanku, od izuzetne je važnosti biti pripremljen i naoružan svim potrebnim informacijama. U protivnom se može dogoditi da na sastanku dođete u neželjenu situaciju (da, na primjer, ne znate odgovor na neko sasvim obično pitanje iz područja teme koja je na dnevnom redu). Svaki kasniji pokušaj da ispravite gorak okus nećete moći nikada ispraviti. Loš dojam koji ste ostavili na mjestu gdje ste trebali briljirati, živjet će još dugo u vama, ali i, što je mnogo teže, u glavama sudionika sastanka;
  • Dobra komunikacija na sastanku doista se temelji na pripremi svih sudionika sastanka i na unaprijed pripremljenom i utvrđenom dnevnom redu;
  • Ako vodite sastanak, uvijek startajte na vrijeme;
  • Ako ste pozvani na sastanak, također uvijek dođite na vrijeme;
  • Sastanak uvijek otvarajte i završavajte pozitivnim točkama, jer one zbližavaju i izgrađuju pozitivnu atmosferu timskog rada te samim time jačaju timski duh;
  • Ako ste sudionik sastanka, poštujte voditelja i dnevni red;
  • Svaki sudionik sastanka jednako je važan glumac u toj predstavi s unaprijed napisanim scenarijem po kojem se on odvija. Nikada nemojte svoju ulogu shvaćati kao sporednu;
  • Kao sudionik sastanka slušajte aktivno svoje kolege, sudjelujte u diskusiji i donošenju odluka i vodite svoje zabilješke, jer vam one kasnije mogu pomoći u diskusiji i rješavanju vaših zadataka;
  • Svaki sastanak mora pratiti promemorija s točnim zaključcima sa sastanka. Nakon sastanka svim sudionicima pošaljite zaključke i zaduženja;
  • O svemu moraju uvijek biti informirani i ostali djelatnici kojih bi se mogli ticati zaključci;
  • Obavezno pratite odvijanje izvršenja tih zaključaka;
  • Uvijek održite svoja obećanja, služite primjerom i pokušajte vaše obaveze riješiti prije zadanog roka.

Još jednom ponavljam:

  • Uvijek utvrdite da li je sastanak doista potreban;
  • Utvrdite koja je tema sastanka;
  • Odredite cilj sastanka (ciljevi moraju biti jasni, realni i uvjerljivi);
  • Vaši ciljevi moraju biti fokusirani na dostizanje boljih rezultata i veće učinkovitosti (prave odluke o planu naših aktivnosti, rješenje problema, analiza trenutne tržišne situacije, kreiranje novih pristupa,…);
  • Mi uvijek moramo znati što želimo postići;
  • Ne zaboravimo na organizaciju (dan, mjesto i vrijeme);
  • Na vrijeme pošaljite pozivnice (obavijesti);
  • Vodite računa o tome da scenarij bude precizno sastavljen;
  • Pripremite svu tehniku koja će vam biti potrebna (ozvučenje, svjetlo, nastavna pomagala, konferencijski stol, računala, prezentacijski pult,…);
  • Pripremite mapu sa svim potrebnim materijalima za sve sudionike sastanka;
  • Znajte efektno otvoriti i zaključiti sastanak;
  • Budite spontani, uzbudljivi i strastveni;
  • Ne zaboravite na promemoriju (zaključci, zadaci, sljedeći sastanak…)

Posebno vodimo računa o gostima izvana:

  • Organizacija dolaska naših gostiju vrlo je važna kako bi se oni osjećali ugodno (kako i otkuda dolaze te kojim prijevoznim sredstvom dolaze, dolaze li autom, avionom, vlakom,…);
  • Dolaze li naši gosti sami ili u pratnji? Znajmo se pobrinuti o svim detaljima.
  • Organizirajmo transfer gostiju u hotel i njihov smještaj;
  • Vodimo računa o tome koliko naši gosti dugo ostaju kako bismo mogli isplanirati svaki trenutak njihova boravka i učiniti ga ugodnim;
  • Vodimo računa o tome kada naši gosti napuštaju mjesto održavanja sastanka i naš grad kako bismo znali biti uz njih i njihova podrška za vrijeme njihova boravka, točnije – od početka do kraja njihova boravka.

Ima još puno toga što bih mogao reći o sastancima, ali za ovaj put bih stao ovdje. Još ću vam reći samo ovo: Svaki dan je nova prigoda da naučimo nešto jedni od drugih.

Uljepšajmo jedni drugima to vrijeme provedeno na sastancima jer na taj način obogaćujemo naš poslovni, ali i privatni život jer mnogi od ljudi iz našeg poslovnog života s vremenom postaju naši prijatelji s kojima rado provodimo naše vrijeme. Sastanci nas zbližavaju, jačaju timski duh i obogaćuju naše poslovanje, pa samim time i naš život. Radujte se svom prvom sljedećem sastanku, bez obzira na to hoćete li biti voditelj ili samo sudionik predstave koju zovemo sastanak. Sretno!

Podijeli članak:

Facebook
Twitter
Reddit
WhatsApp