Za naše današnje druženje, drage moje prijateljice i dragi prijatelji, izabrao sam, ne bez razloga, temu o sastancima.

Prema svjetskim istraživanjima, svaki zaposleni čovjek danas, tjedno u prosjeku provede ništa manje nego čak pet sati na često puta nepotrebnim sastancima.

Ljudi koji su u svom životu više bili u poziciji sudionika nego voditelja sastanka, smatraju da su mnogi sastanci loše planirani, loše vođeni i nepotrebni.

Nadam se da se velika većina vas slaže s ovom konstatacijom.

Moja iskustva, priznajem, mnogo više domaća, ali i neka međunarodna, također potvrđuju da je tome tako.

Ne znam kakva su vaša iskustva, ali moram priznati da sam ja s nekih loše organiziranih i loše vođenih sastanaka, odlazio prije njihovog završetka, bez imalo grižnje savjesti.

Jednostavno, nisam dozvoljavao da me netko maltretira samo zato jer je on velika njuška.

Za tako loše planirane sastanke i sve što oni nose sa sobom, stručnjaci kažu – vrijeme je potrošeno, a novac je izgubljen.

Sastanci u MNK u kojima sam dugo godina radio, bili su planirani i odlično organizirani.

Jedino što me je smetalo u tim kompanijama, bile su neke „male“ formalnosti koje jednostavno nisam volio, ali sam ih ipak uvijek uvažavao.

Dobro je znati da smo svi mi koji smo pozivani na određene sastanke, pozive dobivali najmanje 2 tjedna prije održavanja sastanka.

Svi sudionici sastanka dobivali bi precizno razrađen program sa svim točkama koje će biti raspravljene na sastanku te sa zadacima za svakog sudionika.

Taj plan (program) zvali smo scenarijem sastanka.

On je to doista i bio. I, priznat ću vam, ako sam nešto korisno ponio sa sobom iz tih vremena, su definitivno:

• Određivanje cilja
• Planiranje
• Organizacija
• Disciplina i odgovornost u provođenju zacrtanih zadataka, ali i vođenje sastanaka

Još nešto ne smijem zaboraviti:

U distribuiranim materijalima, uz pozivnicu za sastanak, točno se znalo zašto se sastanak saziva (koji mu je cilj), tko će ga voditi, koliko će trajati i , normalno, mjesto i vrijeme održavanja sastanka.

Kada sam ja bio u ulozi voditelja sastanaka, morao sam također poštivati ova pravila, iako sam dozvoljavao malo slobodniju formu izlaganja mojih suradnika.

U vezi s tim, moram vam i to reći, u mojoj karijeri obnašao sam doista visoke rukovodne funkcije, ali nikada nisam volio ljudima davati do znanja da sam ja direktor i da o tome moji suradnici moraju voditi računa.

Ne, to je nespojivo s mojom ličnošću i mojim poimanjem funkcije direktora ili rukovoditelja.

Mojim sam suradnicima bio kolega i u velikom broju slučajeva prijatelj.

Oni su mi, pak, uzvraćali predanošću projektnim zadacima na kojima smo zajednički radili. S mnogima od njih sam i danas, nakon toliko godina, u pravim prijateljskim odnosima.

Posjećujemo se, družimo i s radošću se sjećamo drage nam prošlosti.

Prije nego završim s mojim današnjim prilogom, najljepše vas molim  da prije nego sazovete sastanak, uvijek se pitajte je li on doista nama potreban.

To isto vrijedi i za napuhane bezrazložne političke sastanke u Davosu, Bruxellesu, Londonu, Rimu, New Yorku, Parizu, Washingtonu, na Pantovčaku, u Banskim dvorima, itd, itd.

Jedini sastanak kojega nikada ne smijete zaobići ili preskočiti je sastanak i razgovor sa samim sobom. Na tom sastanku morate sebe upitati – Tko ste i kakvi ste, što radite i zašto to radite?

Kada upoznate sebe, lakše ćete komunicirati sa sobom i drugim ljudima.